Nowe zasady naliczania stażu pracy od 2026 roku – co powinieneś wiedzieć

Od 1 stycznia 2026 roku obowiązują nowe zasady naliczania stażu pracy, które wpływają na dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe oraz wymiar urlopu. Osoby zatrudnione w sektorze publicznym mogą już składać wnioski o potwierdzenie dodatkowych okresów zatrudnienia, natomiast pracownicy sektora prywatnego będą mieć możliwość skorzystania z tych zmian od 1 maja 2026 roku. Warto dokładnie zapoznać się ze zmianami i dowiedzieć się, kiedy oraz jak składać wnioski o tzw. zaświadczenia stażowe do ZUS.

Wprowadzenie nowych przepisów przebiega dwufazowo. Pracownicy sektora finansów publicznych (budżetówki) mogli rozpocząć składanie wniosków już od 1 stycznia 2026 roku. W tym przypadku pracodawcy z tego sektora mają obowiązek uwzględniać nowe wyliczenia stażu pracy.

Pracownicy firm prywatnych będą mogli korzystać z tych zmian dopiero od 1 maja 2026 roku – wtedy pracodawcy mają obowiązek uznawać nowe zaświadczenia o stażu. Osoby zatrudnione w sektorze prywatnym powinny czekać z wysyłaniem wniosków do ZUS do tego okresu, ponieważ zaświadczenia wydane wcześniej nie będą uwzględniane przez ich pracodawców.

Do stażu pracy będą zaliczane nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Od 2026 roku wliczane są również:

Okresy ubezpieczenia emerytalnego i rentowego
Prowadzenie działalności gospodarczej z opłacanymi składkami ZUS
Współpraca przy wykonywaniu działalności gospodarczej
Wybrane umowy cywilnoprawne (umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług) – jednak tylko jeśli towarzyszyły im obowiązkowe składki emerytalno-rentowe

Ważne: ZUS nie potwierdzi okresów pracy uczniów i studentów do 26 roku życia na podstawie umów zlecenia czy innych umów cywilnoprawnych, gdyż w ich przypadku składki emerytalno-rentowe nie są obowiązkowe.

Jak złożyć wniosek o zaświadczenie do ZUS?
Cały proces odbywa się elektronicznie za pośrednictwem portalu ZUS. Oto kroki, które należy wykonać:

Zaloguj się na koncie w systemie eZUS
Przejdź do sekcji usług i znajdź kreator wniosku o zaświadczenie stażowe
Uzupełnij formularz (który jest już częściowo wypełniony Twoimi danymi)
Dołącz dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, takie jak umowy, rachunki czy inne dowody aktywności zawodowej
Wyślij wniosek elektronicznie

Po złożeniu wniosku ZUS ma obowiązek wydać zaświadczenie niezwłocznie. Wnioskodawca otrzyma informację o przygotowaniu dokumentu lub decyzji poprzez wybrany kanał kontaktu – adres e-mail, numer telefonu lub aplikację mobilną.

Co zrobić w przypadku odmowy wydania zaświadczenia?
Jeśli ZUS odmówi potwierdzenia stażu pracy, a dysponujesz dokumentami potwierdzającymi okresy zatrudnienia (umowy, rachunki, zaświadczenia), możesz złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające (POG). Wniosek można złożyć:

Elektronicznie za pośrednictwem konta w eZUS
Listownie na adres najbliższej jednostki ZUS
Osobiście w dowolnej placówce ZUS
Postępowanie wyjaśniające umożliwia ponowne rozpatrzenie sprawy i ewentualne uwzględnienie zgłoszonych okresów, które pierwotnie nie zostały zaliczone do stażu.

Jak nowe przepisy wpłyną na Twoje świadczenia?
Zmiany w naliczaniu stażu pracy mają bezpośredni wpływ na dodatki stażowe, wymiar urlopu oraz nagrody jubileuszowe. Osoby, które mają potwierdzone wszystkie okresy zatrudnienia – w tym prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę na umowach cywilnoprawnych – mogą liczyć na korzystniejsze warunki zatrudnienia i wyższe świadczenia.

Warto pamiętać, że okresy pracy, za które nie opłacano obowiązkowych składek emerytalnych i rentowych, mogą nie zostać zaliczone do stażu. Dotyczy to szczególnie umów zlecenia zawieranych przez uczniów i studentów.